Comment modifier la date de clôture d’une association ?
Il est possible de modifier la date de clôture d’un exercice comptable, soit pour le rallonger, soit pour le raccourcir, de manière à se caler ensuite sur une saison sportive ou l’année civile par exemple.
Cette modification doit intervenir avant la fin de la date de clôture modifiée (avant le 31/08/N si vous passez du 31/08/N au 31/12/N par exemple) et avant la nouvelle date de clôture (avant le 30/06N si vous passez du 31/08/N au 30/06/N).
Le formalisme dépend du document juridique dans lequel est inscrit la date des exercices comptables :
Si la date est inscrite dans les statuts alors il faudra convoquer une AGE ;
Lorsque les statuts d’une association ne fixent pas de date de début ou de fin d’exercice, cela signifie que le choix de l’exercice comptable relève de la simple gestion interne. En d’autres termes, la modification de cette date ne nécessite aucune modification statutaire. Il faudra alors vérifier et respecter les dispositions du règlement intérieur.
Il est essentiel d’assurer une traçabilité claire en interne. La démarche s’effectue ainsi :
Décision de l’organe compétent
La décision est généralement prise par le Conseil d’administration ou le Bureau, selon l’organisation prévue par vos statuts ou votre règlement intérieur. L’Assemblée générale n’est requise que si les statuts le prévoient expressément.
La délibération doit :
- indiquer l’ancienne date de clôture,
- fixer la nouvelle date,
- préciser les modalités du premier exercice « transitoire » (qui peut être plus court ou plus long, mais dans la limite d’un maximum de 24 mois).
Consignation dans un procès-verbal
Un procès-verbal doit être rédigé et conservé dans les archives de l’association.
Ce document constituera votre justificatif en cas de demande d’un financeur, d’un commissaire aux comptes, d’un service administratif ou d’un organisme attribuant une subvention.
Communication
L’information doit apparaître dans le rapport de gestion ou le rapport d’activité et dans l’annexe si vous établissez des comptes annuels complets.
L’objectif est simplement de garantir la transparence financière.
Les associations sont tenues de faire connaître, dans les 3 mois, tous les changements survenus dans leur administration, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts (loi du 1er juillet 1901, article 5, alinéa 5). Vous n’avez pas de déclaration administrative à faire si ce changement n’impactant pas vos statuts.
Points de vigilance
Si l’associations bénéficie de subventions publiques, prévenez les financeurs, car certains exigent un exercice aligné sur l’année civile ou doivent adapter leur calendrier de versement.
Si vos obligations comptables découlent d’un cadre spécifique (fédération, labels, conventions pluriannuelles), vérifiez l’existence d’éventuelles contraintes, même si elles sont rares.