Comment comptabiliser une note de frais de bénévole
En un coup d'œil : Une note de frais de bénévole se comptabilise en charge par nature, puis se solde soit par un remboursement en trésorerie, soit par un abandon assimilé à un don.
À retenir
- Une note de frais doit toujours être formalisée par écrit, même en cas d'abandon : c'est la condition pour que l'abandon soit reconnu fiscalement.
- Le compte 4238 « Bénévoles » transite systématiquement, que le bénévole soit finalement remboursé ou qu'il renonce à l'être.
- L'abandon de frais n'ouvre droit à reçu fiscal que si l'association est éligible au régime du mécénat, et si le bénévole aurait objectivement pu être remboursé (justificatifs à l'appui).
- Un barème kilométrique spécifique aux bénévoles s'applique, distinct de celui des salariés — à vérifier chaque année sur le BOFiP.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Formaliser correctement une note de frais de bénévole.
- Choisir entre remboursement et abandon de frais.
- Comptabiliser chacune des deux options.
Dans quel contexte ?
Un bénévole qui engage des frais pour le compte de l'association (déplacement, achat de matériel, hébergement) peut se faire rembourser, ou renoncer expressément à ce remboursement pour bénéficier d'une réduction d'impôt assimilée à un don.
Pièces justificatives à conserver
- La note de frais elle-même, datée et signée par le bénévole.
- Les justificatifs des frais engagés (factures, tickets, barème kilométrique appliqué).
- En cas d'abandon, la mention manuscrite « je renonce expressément au remboursement de ces frais » signée par le bénévole.
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 6251 | Voyages et déplacements | Frais kilométriques, péage, transport du bénévole |
| 625… | Autres frais de déplacement | Hébergement, restauration en mission |
| 6… | Compte de charge selon la nature de l'achat | Matériel ou fournitures achetées par le bénévole pour l'association |
| 4238 | Comptes rattachés — bénévoles | Dette envers le bénévole avant remboursement |
| 754 | Dons manuels | Si le bénévole renonce à son remboursement (abandon de frais) |
| 512 | Banques | Remboursement effectif |
L'écriture comptable type
Option A — Remboursement du bénévole
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 6251 | Frais déplacement — [nom bénévole] | Montant | |
| JJ/MM | 4238 | Bénévole [nom] — note de frais | Montant |
Option B — Abandon de frais (assimilé à un don)
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 6251 | Frais déplacement — [nom bénévole] | Montant | |
| JJ/MM | 4238 | Bénévole [nom] — note de frais | Montant | |
| JJ/MM | 4238 | Bénévole [nom] — abandon de frais | Montant | |
| JJ/MM | 754 | Dons manuels — abandon de frais | Montant |
Puis, au remboursement effectif
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 4238 | Bénévole [nom] | Montant | |
| JJ/MM | 512 | Banque | Montant |
Exemple chiffré
Le 14 février 2026, une bénévole présente une note de frais de 45,00 € (trajet en voiture pour une réunion fédérale) et renonce expressément à son remboursement.
14/02/2026 — Constatation puis abandon
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 14/02/26 | 6251 | Frais déplacement — Mme Roy | 45,00 | |
| 14/02/26 | 4238 | Mme Roy — note de frais | 45,00 | |
| 14/02/26 | 4238 | Mme Roy — abandon de frais | 45,00 | |
| 14/02/26 | 754 | Dons manuels — abandon de frais Mme Roy | 45,00 |
Un reçu fiscal de 45,00 € peut être délivré à Mme Roy si l'association est éligible au régime du mécénat.
Points de vigilance
- Ne jamais comptabiliser directement en don (754) sans être passé par la charge (625…/6…) : c'est ce double mouvement qui matérialise à la fois la dépense réelle de l'association et l'abandon du bénévole.
- Vérifier que le bénévole n'est pas par ailleurs salarié de l'association pour la même mission : un cumul salaire/bénévolat sur la même activité est risqué.
- Le mécanisme profite peu aux bénévoles non imposables, qui ne tirent aucun avantage fiscal réel d'un abandon.
- Le compte 4238 est préféré à 462 : ce dernier est officiellement réservé, dans le plan comptable général, aux « Créances sur cessions d'immobilisations », ce qui créerait un doublon d'emploi en cas de cession d'immobilisation la même année.
Cas particuliers & variantes
- Mise à disposition d'un véhicule personnel de façon récurrente : envisager plutôt une indemnité forfaitaire encadrée, à distinguer du remboursement de frais réels.
- Achat de matériel par un bénévole avec sa carte personnelle : le rembourser sur présentation de facture au nom de l'association si possible, sinon au nom du bénévole avec mention claire de l'usage associatif.
Glossaire express
Compte 4238 — Compte de tiers qui suit les sommes dues aux bénévoles au titre de leurs notes de frais.
Abandon de frais — Renonciation expresse et écrite d'un bénévole à se faire rembourser des frais engagés pour l'association.