Comment enregistrer un règlement fournisseur
En un coup d'œil : Le règlement d'un fournisseur solde la dette enregistrée au compte 401, en contrepartie de la sortie de trésorerie.
À retenir
- Un règlement fournisseur ne génère jamais de nouvelle charge : il solde uniquement une dette déjà constatée.
- Toujours indiquer, dans le libellé, la référence de la facture réglée : cela facilite le lettrage du compte 401.
- Le lettrage consiste à rapprocher, dans le compte 401 d'un même fournisseur, la ligne de facture et la ligne de règlement correspondantes, pour identifier ce qui reste dû.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Savoir passer l'écriture de règlement, quel que soit le moyen de paiement.
- Rattacher chaque règlement à la bonne facture.
- Éviter les doublons entre facture et règlement.
Dans quel contexte ?
Cette fiche complète la fiche n° 1 : elle détaille le seul volet « paiement » d'une facture d'achat déjà comptabilisée, quel que soit le moyen utilisé (virement, chèque, prélèvement).
Pièces justificatives à conserver
- Le relevé bancaire faisant apparaître le débit.
- La copie du chèque émis, ou l'ordre de virement.
- Le rapprochement avec la facture d'origine (numéro, montant, fournisseur).
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | Dette à solder |
| 512 | Banques | Sortie de trésorerie |
L'écriture comptable type
Écriture unique — Règlement d'un fournisseur
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] — règlt fact. [n°] | Montant TTC | |
| JJ/MM | 512 | Banque | Montant TTC |
Exemple chiffré
Reprise de l'exemple de la fiche n° 1 : règlement de la facture Papeteries du Nord de 120,00 € par virement le 28 mars 2026.28/03/2026 — RèglementDateCompteLibelléDébitCrédit28/03/26401Papeteries du Nord — règlt fact. F2026-147120,0028/03/26512Banque — virement120,00
Points de vigilance
- Un chèque émis est enregistré immédiatement au crédit du compte 512 à sa date d'émission, même s'il n'est pas encore débité par la banque : l'écart temporaire avec le solde bancaire réel se justifie par l'état de rapprochement bancaire, et non par un compte comptable dédié.
- Ne jamais comptabiliser un règlement sans qu'une facture correspondante ait été préalablement enregistrée au 401 — sinon, la dette n'existe pas comptablement.
- Vérifier, avant de payer, que la facture n'a pas déjà été réglée (risque de double paiement).
Cas particuliers & variantes
- Paiement échelonné d'une même facture : passer plusieurs écritures de règlement partiel, chacune soldant une partie du 401.
- Prélèvement automatique récurrent (abonnement) : le principe est identique, avec un rapprochement mensuel systématique.
Glossaire express
Lettrage — Technique de rapprochement entre les écritures de facturation et de règlement d'un même tiers, pour suivre les soldes restant dus.