Comment comptabiliser une facture d’achat
- Le compte de charge (classe 6) se débite : il enregistre ce que l'association a consommé.
- Le compte fournisseur 401 se crédite à la réception de la facture (dette qui naît), puis se débite au paiement (dette qui disparaît).
- Le compte banque 512 se crédite au paiement (l'argent sort du compte).
- La somme des débits doit toujours être égale à la somme des crédits : c'est la règle de la partie double.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Identifier les mentions obligatoires d'une facture d'achat valable comptablement.
- Choisir les bons comptes pour enregistrer l'opération.
- Passer l'écriture de la facture, puis celle du règlement.
- Éviter les erreurs les plus fréquentes.
Dans quel contexte ?
Une facture d'achat est un document que votre association reçoit d'un fournisseur pour un bien ou une prestation : fournitures de bureau, prestation d'un intervenant, facture d'électricité, loyer, abonnement téléphonique, matériel sportif, etc. Cette fiche couvre le cas simple d'une facture reçue d'un fournisseur français, payée plus tard par virement ou chèque. Les cas particuliers (acomptes, avoirs, TVA, achats immobilisés) font l'objet de fiches dédiées.
Pièces justificatives à conserver
- La facture originale, papier ou PDF (mentions obligatoires : identité du fournisseur, SIRET, numéro de facture, date, détail des biens ou prestations, montants HT/TVA/TTC).
- Le bon de commande, s'il existe.
- Le bon de livraison pour les biens.
- Le justificatif de paiement : relevé bancaire, ticket CB, copie de chèque.
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 606… | Achats non stockés de matières et fournitures | Fournitures de bureau, petit matériel, eau, énergie |
| 6064 | Fournitures administratives | Papier, stylos, cartouches d'imprimante |
| 611… | Sous-traitance générale | Prestation facturée par un intervenant extérieur |
| 613… | Locations | Loyer de la salle, location de matériel |
| 6161 | Multirisque (assurance) | Prime annuelle d'assurance de l'association |
| 6226 | Honoraires | Expert-comptable, avocat |
| 6257 | Réceptions | Pot de fin d'année, buffet d'AG |
| 6261 | Frais postaux et de télécommunications | Téléphone, internet, timbres |
| 401 | Fournisseurs | Dette envers le fournisseur, à solder au paiement |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | Uniquement si l'association est assujettie à la TVA |
| 512 | Banques | Compte bancaire de l'association |
| 530 | Caisse | Espèces |
L'écriture comptable type
Étape 1 — À réception de la facture (association NON assujettie à la TVA, cas le plus fréquent)
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 6… | Achat [nature] — [fournisseur] | Montant TTC | |
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] | Montant TTC |
Variante — association ASSUJETTIE à la TVA
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 6… | Achat [nature] — [fournisseur] | Montant HT | |
| JJ/MM | 44566 | TVA déductible | Montant TVA | |
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] | Montant TTC |
Étape 2 — Au paiement de la facture (virement ou chèque)
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] | Montant TTC | |
| JJ/MM | 512 | Banque | Montant TTC |
Exemple chiffré
Le 15 mars 2026, l'association reçoit une facture de « Papeteries du Nord » de 120,00 € TTC pour des fournitures administratives (100,00 € HT + 20,00 € de TVA à 20 %). La facture est réglée par virement le 28 mars 2026. L'association n'est PAS assujettie à la TVA.15/03/2026 — Enregistrement de la factureDateCompteLibelléDébitCrédit15/03/266064Fournitures admin. — Papeteries du Nord — Fact. F2026-147120,0015/03/26401Papeteries du Nord120,0028/03/2026 — Paiement par virementDateCompteLibelléDébitCrédit28/03/26401Papeteries du Nord — règlt fact. F2026-147120,0028/03/26512Banque — virement120,00Variante TVA : si l'association avait été assujettie, l'écriture du 15/03 aurait été : 6064 pour 100,00 € en débit, 44566 pour 20,00 € en débit, 401 pour 120,00 € en crédit. Le paiement reste identique.
Points de vigilance
- Enregistrer la facture à sa DATE, pas à la date du paiement. Une facture de décembre payée en janvier appartient à l'exercice précédent.
- Vérifier les mentions obligatoires avant de payer : SIRET, TVA (si applicable), adresse, numéro de facture.
- Distinguer une facture d'un devis : seule la facture se comptabilise.
- Ne jamais créditer directement un compte de charge pour « annuler » une erreur : passer une écriture de correction en bonne et due forme.
- En fin d'exercice, si la facture concerne l'exercice clos mais arrive après le 31/12, utiliser le compte 408 « Fournisseurs — factures non parvenues » (voir fiche n° 39).
Cas particuliers & variantes
- Paiement immédiat en espèces : passer directement 6… en débit / 530 Caisse en crédit, sans transiter par le 401.
- Paiement immédiat par carte bancaire : même principe, 6… / 512 directement si le paiement est concomitant.
- Acompte versé avant la facture : utiliser le compte 4091 « Fournisseurs — avances et acomptes » (voir fiche n° 15).
- Facture et avoir du même fournisseur : l'avoir s'enregistre en sens inverse (voir fiche n° 16).
- Immobilisation (bien durable de plus de 500 € HT) : ne pas utiliser un compte 6…, mais un compte 21… (voir fiche n° 31).