Quelles sont les 5 actions à mettre en place pour se préparer à la facture électronique ?
À retenir
- Avant toute chose, faites confirmer votre situation fiscale : non assujetti, assujetti exonéré, assujetti partiel, assujetti redevable.
Action n° 1 : Qualifier sa situation fiscale, avec son expert-comptable
Avant toute chose, faites confirmer votre situation fiscale : non assujetti, assujetti exonéré, assujetti partiel, assujetti redevable. Le diagnostic peut faire émerger des points de vigilance (dépassement du seuil, activité commerciale prépondérante non identifiée, opportunité de sectoriser) qui entraîneront des conséquences au-delà même de la facture électronique.
Cette étape est aussi l’occasion de cartographier vos flux : qui sont vos clients (entreprises, particuliers, à l’étranger, secteur public), qui sont vos fournisseurs (assujettis ou non), quels sont vos volumes…
Action n° 2 : Choisir votre plateforme agréée
Si vous êtes dans le cas 3 ou 4, identifiez une PA correspondant à votre profil. Si vous travaillez avec un expert-comptable, parlez-lui en : il a très probablement déjà sélectionné une ou plusieurs PA partenaires.
Pour les clients du logiciel de comptabilité / gestion , c'est particulièrement simple, puisque votre éditeur s'en charge pour vous.
Action n° 3 : Mettre à jour votre logiciel de facturation et de comptabilité
Contactez votre éditeur. Demandez-lui :
- La date de mise à disposition de la version compatible facture électronique ;
- La compatibilité avec la PA que vous avez choisie (ou celle qu’il vous recommande) ;
- Le coût éventuel de la mise à jour ;
- Les éventuels modules complémentaires (Chorus Pro, e-reporting).
Action n° 4 : Fiabiliser vos données clients et fournisseurs
La donnée structurée ne tolère plus l’à-peu-près. Vérifiez :
- Le SIREN de chacun de vos clients professionnels, c’est désormais une information indispensable pour facturer et c’est devenu une mention obligatoire
- Vos coordonnées dans l’annuaire (vous devez vous-même être identifiable et joignable)
- La nature des opérations facturées (livraison / prestation / mixte) ;
Action n° 5 : Former vos équipes et vos bénévoles
La facture électronique modifie les habitudes du trésorier, du comptable et des bénévoles qui interviennent dans le cycle facturation/paiement. Prévoyez :
- Une formation courte pour chaque personne impliquée ;
- Un mémo simple décrivant les nouvelles procédures (qui valide, qui rejette, qui transmet, qui comptabilise, qui paie) et les nouvelles obligations (e-reporting) ;
- Un test grandeur nature avant l’échéance, en simulant des cas réels.
L’expérience étrangère montre que la période d’appropriation est de l’ordre de 6 mois après l’entrée en vigueur. C’est court : prenez de l’avance.