Comment tenir la caisse (espèces) au quotidien
En un coup d'œil : La caisse se tient au moyen d'un cahier ou d'un registre chronologique des entrées et sorties d'espèces, dont le solde doit toujours correspondre à l'argent physiquement présent.
À retenir
- Le solde comptable du compte 530 doit toujours être égal au montant physiquement présent dans la caisse : un écart doit être immédiatement recherché et expliqué.
- Toute sortie de caisse (achat réglé en espèces) doit être appuyée d'un justificatif, même modeste.
- Un comptage contradictoire (deux personnes) en début et fin d'événement limite fortement les risques d'erreur ou de contestation.
- Ne jamais laisser un solde de caisse élevé dormir longtemps : le reverser régulièrement en banque.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Mettre en place un suivi rigoureux des espèces.
- Comptabiliser correctement les mouvements de caisse.
- Prévenir les erreurs et les risques de perte ou de vol.
Dans quel contexte ?
Une association qui manipule des espèces (buvette, vente lors d'événements, dons en liquide) doit tenir une caisse distincte de la banque, avec un solde suivi en permanence, quel que soit le volume concerné.
Pièces justificatives à conserver
- Le cahier de caisse ou registre chronologique (date, nature, entrée, sortie, solde).
- Les tickets de caisse, reçus ou bordereaux de vente pour chaque entrée significative.
- Le bordereau de comptage de caisse (fond de caisse en début et fin de journée/événement).
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 530 | Caisse | Solde des espèces détenues par l'association |
| 70…/754/756 | Comptes de produits concernés | Selon la nature de la recette encaissée en espèces |
| 512 | Banques | Lors d'une remise d'espèces en banque |
L'écriture comptable type
Étape 1 — Entrée d'espèces (exemple : vente à un événement)
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 530 | Caisse — vente événement | Montant | |
| JJ/MM | 70… | Vente [nature] | Montant |
Étape 2 — Remise des espèces en banque
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 512 | Banque — remise d'espèces | Montant | |
| JJ/MM | 530 | Caisse | Montant |
Exemple chiffré
Lors d'un vide-grenier associatif le 4 mai 2026, la buvette encaisse 340,00 € en espèces. Ces espèces sont remises en banque le 6 mai 2026.04/05/2026 — Encaissement buvetteDateCompteLibelléDébitCrédit04/05/26530Caisse — buvette vide-grenier340,0004/05/26758Vente buvette340,0006/05/2026 — Remise en banqueDateCompteLibelléDébitCrédit06/05/26512Banque — remise espèces340,0006/05/26530Caisse340,00
Points de vigilance
- Un solde de caisse négatif est comptablement impossible : il révèle systématiquement une erreur ou un oubli d'enregistrement à corriger.
- Séparer, autant que possible, la personne qui manipule la caisse de celle qui contrôle le cahier — principe de séparation des tâches.
- Conserver tous les tickets, même pour de très petits montants : ils justifient la réalité des opérations en cas de contrôle.
- Prévoir un fond de caisse fixe et documenté en début d'événement, pour faciliter le comptage final.
Cas particuliers & variantes
- Caisse permanente d'une buvette régulière : tenir un cahier hebdomadaire plutôt qu'un suivi événementiel isolé.
- Dons en espèces glissés dans une urne : les comptabiliser au compte 754 dès leur comptage, avec un procès-verbal de comptage contradictoire si le montant est significatif.
Glossaire express
Fond de caisse — Montant d'espèces mis à disposition en début de journée ou d'événement pour permettre de rendre la monnaie.