Comment modifier la date de clôture de l’exercice comptable ?

Quand la modification doit-elle intervenir ?

Le changement doit être décidé avant la fin de l’exercice tel qu’il existait initialement, et avant la nouvelle date de clôture envisagée.

Exemple : pour passer d’une clôture au 31/08/N à une clôture au 31/12/N, la décision doit intervenir avant le 31/08/N. Pour passer d’une clôture au 31/08/N à une clôture au 30/06/N+1, elle doit intervenir avant le 30/06/N+1.

Quel formalisme selon le document qui fixe la date de clôture ?

• Si la date de clôture est inscrite dans les statuts, sa modification est une modification statutaire : elle doit être décidée en assemblée générale extraordinaire (AGE), dans les conditions de convocation et de majorité prévues par les statuts.
• Si les statuts ne fixent aucune date de début ou de fin d’exercice, le choix de l’exercice comptable relève de la simple gestion interne de l’association. La modification ne nécessite alors aucune modification statutaire, mais il faut vérifier et respecter les éventuelles dispositions du règlement intérieur, qui peut lui aussi encadrer cette date.

La démarche à suivre

1. Décision de l’organe compétent

Lorsque la date ne figure pas dans les statuts, la décision est généralement prise par le conseil d’administration ou le bureau, selon l’organisation prévue par les statuts ou le règlement intérieur. Lorsque la date figure dans les statuts, c’est l’assemblée générale extraordinaire qui est compétente.

La délibération doit : – indiquer l’ancienne date de clôture ; – fixer la nouvelle date ; – préciser les modalités du premier exercice « transitoire », qui peut être plus court ou plus long que 12 mois. En pratique, par analogie avec les règles applicables aux commerçants (Code de commerce, art. L. 123-12) et selon l’usage généralement retenu en comptabilité associative, cet exercice transitoire ne dépasse pas 24 mois.

2. Consignation dans un procès-verbal

Un procès-verbal doit être rédigé et conservé dans les archives de l’association. Ce document constitue le justificatif de la décision en cas de demande d’un financeur, d’un commissaire aux comptes, d’un service administratif ou d’un organisme attribuant une subvention.

3. Communication et déclaration

L’information doit apparaître dans le rapport de gestion ou le rapport d’activité, ainsi que dans l’annexe si l’association établit des comptes annuels complets, dans un souci de transparence financière.

Lorsque la modification résulte d’un changement statutaire, elle doit en outre être déclarée dans les 3 mois au greffe des associations du département du siège social, conformément à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative aux modifications de statuts et aux changements dans l’administration de l’association.

Points de vigilance

• Subventions publiques : prévenez vos financeurs. Certains exigent un exercice aligné sur l’année civile ou doivent adapter leur calendrier de versement en conséquence.
• Cadres spécifiques : si vos obligations comptables découlent d’un cadre particulier (fédération, label, convention pluriannuelle), vérifiez l’existence d’éventuelles contraintes sur la date de clôture, même si elles restent rares.

Questions fréquentes

Faut-il obligatoirement réunir une assemblée générale pour changer la date de clôture ? Uniquement si cette date figure dans les statuts. Dans le cas contraire, une décision du conseil d’administration ou du bureau suffit, sous réserve du règlement intérieur.

Quelle est la durée maximale d’un exercice transitoire ? Il n’existe pas de plafond légal spécifique aux associations, mais la pratique comptable retient généralement une limite de 24 mois, par analogie avec les règles applicables aux commerçants.

Question(s) liée(s) :

• Quelle est la date de clôture de l’exercice comptable pour une association ?
• Quelle est la durée de l’exercice comptable pour une association ?