Comment enregistrer un encaissement client
En un coup d'œil : L'encaissement d'un client solde la créance enregistrée au compte 411, en contrepartie de l'entrée de trésorerie.
À retenir
- Un encaissement client ne génère jamais de nouveau produit : il solde uniquement une créance déjà constatée.
- Toujours indiquer, dans le libellé, la référence de la facture réglée : cela facilite le lettrage du compte 411.
- Un encaissement sans facture préalable au 411 (un don, par exemple) ne suit pas ce schéma — voir les fiches dédiées aux dons et cotisations.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Savoir passer l'écriture d'encaissement, quel que soit le moyen de paiement reçu.
- Rattacher chaque encaissement à la bonne facture client.
- Distinguer un encaissement client d'un simple don ou d'une cotisation.
Dans quel contexte ?
Cette fiche complète la fiche n° 2 : elle détaille le seul volet « encaissement » d'une facture de vente ou de prestation déjà comptabilisée, quel que soit le moyen de paiement reçu (chèque, virement, carte, espèces).
Pièces justificatives à conserver
- Le relevé bancaire faisant apparaître le crédit.
- La remise de chèque ou le bordereau de carte bancaire.
- Le rapprochement avec la facture d'origine.
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 411 | Clients | Créance à solder |
| 512 | Banques | Entrée de trésorerie |
| 530 | Caisse | Encaissement en espèces |
| 5112 | Chèques à encaisser | Suivi transitoire des chèques reçus non encore crédités |
L'écriture comptable type
Écriture unique — Encaissement d'un client
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 512 | Banque — règlt client | Montant TTC | |
| JJ/MM | 411 | Client [nom] | Montant TTC |
Exemple chiffré
Reprise de l'exemple de la fiche n° 2 : encaissement de la facture Entreprise Dupont de 600,00 € par virement le 20 juin 2026.20/06/2026 — EncaissementDateCompteLibelléDébitCrédit20/06/26512Banque — virement client600,0020/06/26411Client Entreprise Dupont600,00
Points de vigilance
- Un chèque reçu mais non encore crédité en banque doit rester suivi (compte 5112) pour ne pas fausser le rapprochement bancaire.
- Vérifier que le montant encaissé correspond exactement au montant facturé, en cas d'écart signaler un avoir ou une relance pour le solde.
- Ne pas confondre un encaissement client (contrepartie déjà facturée) et un don spontané (compte 754) : la nature de la ressource diffère.
Cas particuliers & variantes
- Encaissement partiel : lettrer uniquement la part encaissée, le solde du 411 reste ouvert jusqu'au complément.
- Encaissement anticipé (avant facturation) : voir la fiche n° 15 sur les acomptes.
Glossaire express
Compte 5112 — Compte transitoire de suivi des chèques remis en banque mais pas encore crédités sur le relevé.