Comment enregistrer un règlement fournisseur ?
En un coup d'œil :
Le règlement d'un fournisseur solde la dette enregistrée au compte 401, en contrepartie de la sortie de trésorerie.
Le règlement d'un fournisseur solde la dette enregistrée au compte 401, en contrepartie de la sortie de trésorerie.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Passer l'écriture de règlement, quel que soit le moyen de paiement.
- Rattacher chaque règlement à la bonne facture.
- Éviter les doublons entre facture et règlement.
Dans quel contexte ?
Cette fiche complète la fiche n° 1 : elle détaille le seul volet « paiement » d'une facture d'achat déjà comptabilisée, quel que soit le moyen utilisé : virement, chèque ou prélèvement.
Pièces justificatives à conserver
- Le relevé bancaire faisant apparaître le débit.
- La copie du chèque émis ou l'ordre de virement.
- Le rapprochement avec la facture d'origine : numéro, montant et fournisseur.
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | Dette à solder |
| 512 | Banques | Sortie de trésorerie |
L'écriture comptable type
Écriture unique — Règlement d'un fournisseur
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] — règlt fact. [n°] | Montant TTC | |
| JJ/MM | 512 | Banque | Montant TTC |
À retenir
- Un règlement fournisseur ne génère jamais de nouvelle charge : il solde uniquement une dette déjà constatée.
- Toujours indiquer, dans le libellé, la référence de la facture réglée : cela facilite le lettrage du compte 401.
- Le lettrage consiste à rapprocher, dans le compte 401 d'un même fournisseur, la ligne de facture et la ligne de règlement correspondantes, afin d'identifier ce qui reste dû.
Exemple chiffré
Reprise de l'exemple de la fiche n° 1 : règlement de la facture Papeteries du Nord de 120,00 € par virement le 28 mars 2026.
28 mars 2026 — Règlement
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 28/03/26 | 401 | Papeteries du Nord — règlt fact. F2026-147 | 120,00 € | |
| 28/03/26 | 512 | Banque — virement | 120,00 € |
Points de vigilance
- Un chèque émis est enregistré immédiatement au crédit du compte 512 à sa date d'émission, même s'il n'est pas encore débité par la banque. L'écart temporaire avec le solde bancaire réel se justifie par l'état de rapprochement bancaire, et non par un compte comptable dédié.
- Ne jamais comptabiliser un règlement sans qu'une facture correspondante ait été préalablement enregistrée au compte 401 : sinon, la dette n'existe pas comptablement.
- Vérifier, avant de payer, que la facture n'a pas déjà été réglée afin d'éviter un double paiement.
Cas particuliers & variantes
- Paiement échelonné d'une même facture : passer plusieurs écritures de règlement partiel, chacune soldant une partie du compte 401.
- Prélèvement automatique récurrent : le principe est identique, avec un rapprochement mensuel systématique.
Glossaire express
Lettrage
Technique de rapprochement entre les écritures de facturation et de règlement d'un même tiers, pour suivre les soldes restant dus.
Technique de rapprochement entre les écritures de facturation et de règlement d'un même tiers, pour suivre les soldes restant dus.