Comment comptabiliser une facture d’achat ?
En un coup d'œil :
Une facture d'achat s'enregistre en 2 temps : 1) à réception, on constate la dette envers le fournisseur ; 2) au paiement, on solde cette dette par la banque ou la caisse.
Une facture d'achat s'enregistre en 2 temps : 1) à réception, on constate la dette envers le fournisseur ; 2) au paiement, on solde cette dette par la banque ou la caisse.
Objectifs de la fiche
À la fin de cette fiche, vous saurez :
- Identifier les mentions obligatoires d'une facture d'achat valable comptablement.
- Choisir les bons comptes pour enregistrer l'opération.
- Passer l'écriture de la facture, puis celle du règlement.
- Éviter les erreurs les plus fréquentes.
Dans quel contexte ?
Une facture d'achat est un document que votre association reçoit d'un fournisseur pour un bien ou une prestation : fournitures de bureau, prestation d'un intervenant, facture d'électricité, loyer, abonnement téléphonique, matériel sportif, etc.
Cette fiche couvre le cas simple d'une facture reçue d'un fournisseur français, payée plus tard par virement ou chèque. Les cas particuliers comme les acomptes, les avoirs, la TVA ou les achats immobilisés nécessitent un traitement spécifique.
Pièces justificatives à conserver
- La facture originale, papier ou PDF : identité du fournisseur, SIRET, numéro de facture, date, détail des biens ou prestations, montants HT, TVA et TTC.
- Le bon de commande, s'il existe.
- Le bon de livraison pour les biens.
- Le justificatif de paiement : relevé bancaire, ticket CB, copie de chèque.
Les comptes à utiliser
| N° compte | Libellé | À utiliser pour… |
|---|---|---|
| 606… | Achats non stockés de matières et fournitures | Fournitures de bureau, petit matériel, eau, énergie |
| 6064 | Fournitures administratives | Papier, stylos, cartouches d'imprimante |
| 611… | Sous-traitance générale | Prestation facturée par un intervenant extérieur |
| 613… | Locations | Loyer de la salle, location de matériel |
| 6161 | Multirisque (assurance) | Prime annuelle d'assurance de l'association |
| 6226 | Honoraires | Expert-comptable, avocat |
| 6257 | Réceptions | Pot de fin d'année, buffet d'AG |
| 6261 | Frais postaux et de télécommunications | Téléphone, internet, timbres |
| 401 | Fournisseurs | Dette envers le fournisseur, à solder au paiement |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | Uniquement si l'association est assujettie à la TVA |
| 512 | Banques | Compte bancaire de l'association |
| 530 | Caisse | Espèces |
L'écriture comptable type
Étape 1 — À réception de la facture
Association non assujettie à la TVA, cas le plus fréquent :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 6… | Achat [nature] — [fournisseur] | Montant TTC | |
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] | Montant TTC |
Variante — association assujettie à la TVA
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 6… | Achat [nature] — [fournisseur] | Montant HT | |
| JJ/MM | 44566 | TVA déductible | Montant TVA | |
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] | Montant TTC |
Étape 2 — Au paiement de la facture
Pour un règlement par virement ou par chèque :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| JJ/MM | 401 | Fournisseur [nom] | Montant TTC | |
| JJ/MM | 512 | Banque | Montant TTC |
À retenir
- Le compte de charge (classe 6) se débite : il enregistre ce que l'association a consommé.
- Le compte fournisseur 401 se crédite à la réception de la facture, puis se débite au paiement.
- Le compte banque 512 se crédite au paiement : l'argent sort du compte bancaire.
- La somme des débits doit toujours être égale à la somme des crédits.
Exemple chiffré
Le 15 mars 2026, l'association reçoit une facture de « Papeteries du Nord » de 120,00 € TTC pour des fournitures administratives (100,00 € HT + 20,00 € de TVA à 20 %).
La facture est réglée par virement le 28 mars 2026. L'association n'est pas assujettie à la TVA.
15/03/2026 — Enregistrement de la facture
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 15/03/26 | 6064 | Fournitures admin. — Papeteries du Nord — Fact. F2026-147 | 120,00 € | |
| 15/03/26 | 401 | Papeteries du Nord | 120,00 € |
28/03/2026 — Paiement par virement
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 28/03/26 | 401 | Papeteries du Nord — règlt fact. F2026-147 | 120,00 € | |
| 28/03/26 | 512 | Banque — virement | 120,00 € |
Variante TVA : si l'association avait été assujettie, l'écriture du 15/03 aurait été : 6064 pour 100,00 € en débit, 44566 pour 20,00 € en débit, 401 pour 120,00 € en crédit. Le paiement reste identique.
Points de vigilance
- Enregistrer la facture à sa date, pas à la date du paiement. Une facture de décembre payée en janvier appartient à l'exercice précédent.
- Vérifier les mentions obligatoires avant de payer : SIRET, TVA si applicable, adresse, numéro de facture.
- Distinguer une facture d'un devis : seule la facture se comptabilise.
- Ne jamais créditer directement un compte de charge pour « annuler » une erreur : passer une écriture de correction en bonne et due forme.
- En fin d'exercice, si la facture concerne l'exercice clos mais arrive après le 31 décembre, utiliser le compte 408 « Fournisseurs — factures non parvenues ».
Cas particuliers & variantes
- Paiement immédiat en espèces : passer directement 6… en débit / 530 Caisse en crédit, sans transiter par le 401.
- Paiement immédiat par carte bancaire : même principe, 6… / 512 directement si le paiement est concomitant.
- Acompte versé avant la facture : utiliser le compte 4091 « Fournisseurs — avances et acomptes ».
- Facture et avoir du même fournisseur : l'avoir s'enregistre en sens inverse.
- Immobilisation (bien durable de plus de 500 € HT) : ne pas utiliser un compte 6…, mais un compte 21….
Les mots à connaître
Débit / Crédit
Deux faces d'une même écriture comptable. Une opération est toujours enregistrée de façon équilibrée : le total au débit doit correspondre au total au crédit.
Deux faces d'une même écriture comptable. Une opération est toujours enregistrée de façon équilibrée : le total au débit doit correspondre au total au crédit.
HT / TTC
HT signifie « hors taxes ». TTC signifie « toutes taxes comprises » : il s'agit du montant réellement facturé, TVA incluse.
HT signifie « hors taxes ». TTC signifie « toutes taxes comprises » : il s'agit du montant réellement facturé, TVA incluse.
401 — Fournisseurs
C'est le compte qui permet de suivre ce que l'association doit encore à ses fournisseurs. Il augmente lors de l'enregistrement de la facture et est soldé lors du paiement.
C'est le compte qui permet de suivre ce que l'association doit encore à ses fournisseurs. Il augmente lors de l'enregistrement de la facture et est soldé lors du paiement.
TVA déductible
Pour une association assujettie à la TVA, il s'agit de la TVA payée sur certains achats et susceptible d'être récupérée.
Pour une association assujettie à la TVA, il s'agit de la TVA payée sur certains achats et susceptible d'être récupérée.
Partie double
Le mécanisme qui garantit l'équilibre de la comptabilité : chaque opération touche au moins deux comptes et génère un montant identique au débit et au crédit.
Le mécanisme qui garantit l'équilibre de la comptabilité : chaque opération touche au moins deux comptes et génère un montant identique au débit et au crédit.